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仕事がたまってしまう人にオススメ!上手な段取りのコツ!

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『はぁ・・。どんどん時間がなくなっていく』

『なのに、まだあの仕事も残っている』

『仕事がうまく回っていない』と感じた時は、

大抵『やるべき仕事』ができずにたまっている状態です。

段取りよくスムーズに仕事を進めるためには、

それを阻害する根本原因

『たまってしまう仕事』

をどうにかしないといけません。

 

誰にでも、

『いつまでも残ってしまいがちな仕事があります』

それをしっかり把握した上で、段取りを考えれば、

思い通りに仕事が進むようになるでしょう。

『いつまでも残ってしまいがちな仕事』には、

だいたい、以下2つに分類することができます。

 どうして仕事がたまってしまうのか

手に余るか見極める

一つは、

『十分にこなせるだけのスキルが自分にない仕事』

『難しい』『苦手』と感じる仕事の多くがこれです。

やる前から『手こずる』と思っていても、

なかなか着手できずに後回しにしてしまいがちです。

 

これらの仕事は引き受けた時に、

『納期内にこなせるか(自分の手に余るか)』を考え、

『難しい』と判断した場合は、

早めに依頼人と交渉するのがポイントです。

『できる』と過信して安請け合いをするのが最もダメです!

実際にやり始めると、できなくて困ることになります。

 

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ですが、断るという選択肢もあまり良くはありません。

自分自身の成長の機会を奪うことにもなりますし、

評価も含め、立場も悪くなる可能性があるので、

よほどのことがない限り、

交渉はしつつ引き受ける方がいいです。

難しいと判断したら納期を延ばしてもらったり、

手伝ってもらえる人をつけてもらったりしましょう!

やる気が起きない時は?

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二つ目は、

『やる気が起きない仕事』

これは、『どうでもいいと感じる仕事』と、

『個人的に嫌いと感じる仕事』に分けられます。

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どうでもいいと感じる仕事

『どうでもいいと感じる仕事』には、

この仕事をしないとどうなるか(どんな影響が出るか)を考えるといいでしょう。

影響が大きい場合は『まずい』と思うはずです。

自分にとっては、『たいした仕事に思えない』ものも、

『他人にとっては重要な仕事』であったりします。

依頼者や関係者の顔を思い浮かべながら、

リスクを具体的に想像すると、

『やる気』の問題を超えて、自然と着手するようになります。

個人的に嫌いと感じる仕事

気持ちが乗らないと、集中力が落ち、ミスも増えてしまいます。

『個人的に嫌いと感じる仕事』は、

『嫌いな理由』を考えてみましょう。

実際にノートに書き出してみると、

その多くが『嫌いな仕事=自分の『弱点』に関係する仕事』だという事が分かります。

『弱点を克服しよう!』と、

気持ちのギアを切り替えればやる気が出てくるはずです。

 

これら2つの『いつまでも残ってしまいがちな仕事』の対策を打てれば、

仕事がたまってしまうという、根本的な問題を解決できるでしょう。

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 他の人に意見を求め、多角的に物事を捉える

『これとこれさえやっておけば大丈夫』と進めていた仕事で、

『しまった!もっと前にやっておくべきことがあった』と、

後から頭を抱えたことはないでしょうか?

 

『やっておけばよかったという仕事』は段取りを大きく狂わせます。

手遅れの場合、深刻なトラブルに発展する場合もあります。

 

仕事をする時に気をつけたいのは、

『自分の視野では見えない仕事があることです』

これは、自分では思いつかない『やるべきだった仕事』です。

 

同じ状況に置かれても、人によって見えるものや考えることは違います。

『他の人の視点でしか見えない仕事』もあります。

『やるべきだった仕事』を漏らさずやるには、

『物事を他の人の視野でも見る』と考えて、

他人にアドバイスをもらうことが大切です。

『自分の見えている世界』を疑うくらいでちょうどいいです。

 時間のかかる仕事は細分化・定期化

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未完成の仕事があると、

それだけでフラストレーションがたまります。

『時間のかかる仕事』は、できるだけ細分化して、

少しずつ手をつけるのがコツです。

細分化した各タスクは完了することができるので、

プロジェクトが継続中でも『仕事が残っている』と感じにくくなります。

 

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長期のプロジェクトでよくあるのは、

最初の着手はすぐやるものの、

その後はぱたりと進まなくなるということです。

『まだ時間はある』

『まだ、あわてるような時間じゃない』

という油断がそうさせるわけです。

 

こうした事態を防ぐには、プロジェクトが決まった直後に、

『3日に1時間は作業しよう』などと、

スケジュールに定期予定を組み込んでしまうといいです。

時間のかかる仕事を細分化するメリットは、

小さな達成感を積み上げずつ進められることです。

目標を達成するために一歩ずつ歩んでいきましょう。

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 まとめ

いかがでしょうか?

『いつまでも残ってしまう仕事とは何か?』

『なぜ処理できずに残ってしまうのか?』

を考えて、適切な対策を打てば、仕事をためずに、

段取り通りに仕事を進められるようになるでしょう!

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